Microsoft Office Excel 2007 es una completa aplicación para el diseño y elaboración de hojas de cálculo, que mejora, con diferencia, las prestaciones de las versiones anteriores.
Las hojas de cálculo de Excel son documentos que se utilizan para trabajar con datos, en una organización de tabla formada por celdas, distribuidas en filas y columnas.
Excel 2007 incluye la tecnología Excel Services, que permite compartir información con seguridad.
Este tutorial pretende mostrar las funciones generales de Excel 2007 y ayudar a la comprensión de diversos conceptos básicos para la elaboración de las hojas de cálculo.
1. Características de Excel 2007.
Al iniciar la aplicación Excel 2007 aparece una ventana en la que se muestra una hoja (de cálculo) cuadriculada compuesta por columnas y filas mediante celdas. Cada columna tiene en la parte superior un título en forma de letra y, en el caso de las filas, estas tienen un título mostrado por números en el lateral izquierdo:
Este es el documento base principal, al cual se le introducirán los datos en las celdas (las cuales sirven también para los cálculos matemáticos). En realidad se denomina libro de trabajo , y consta de tres hojas:
En el caso de no ser necesarias tres hojas, se puede eliminar una o dos pulsando con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja a quitar y seleccionando eliminar:
En esa ventanita que se abre al pulsar el botón secundario del ratón se observa también la función Cambiar nombre, la cual es útil para denominar a cada hoja de manera más específica, como por ejemplo los meses de un año en los trabajos que utilicen una hoja por cada mes.
También se puede añadir una hoja (o las que sean necesarias, hasta un máximo de 255) mediante la pestaña situada a la derecha de las hojas existentes:
De esta manera quedan agrupadas todas las hojas pertenecientes a un estudio, trabajo o proyecto en un mismo libro.
Las celdas se activan al presionar sobre ellas o desplazarse mediante el teclado con los cursores (flechas), y es muy importante realizar una hoja de cálculo de manera ordenada, puesto que una hoja contiene hasta 17.179.869.184 celdas. En un documento corto o pequeño, es fácil localizar un dato concreto, pero en trabajos extensos resulta un poco más laborioso. Para facilitar esta labor están los títulos de columna y fila. En el siguiente ejemplo, la celda seleccionada pertenece a la columna E y a la fila 5, así que su posición es E5 y su contenido es Compras:
Al igual que los otros programas del paquete Office 2007, Excel presenta sus herramientas y opciones en unas fichas de tareas compuestas por cuadros con los botones correspondientes:
Excel cuenta con botones que facilitan la representación numérica y matemática en el cuadro Número, en la ficha Inicio:
Así, en el ejemplo antes mostrado, se puede añadir el símbolo monetario del euro (€) a las cantidades, seleccionando la celda corresponiente y pulsando el botón:
Lo mismo se puede hacer para insertar el símbolo de porcentaje (%) o añadir decimales a una cifra mediante los botones que muestran tres ceros.
2. Formatos.
2.1. Celdas.
Con la posibilidad de cambio de formato para las celdas y su contenido, Excel permite una mejor organización de un documento, ofreciendo una estructura más fácil de visualizar.
Todas las celdas tienen una configuración predeterminada de formato general, con el texto alineado a la izquierda y los valores numéricos a la derecha:
Para cambiar el formato de una celda se debe acceder a la opción que se encuentra en la ficha Inicio, en el cuadro celdas. Si el cambio se quiere aplicar a varias celdas, es preciso seleccionarlas previamente. Esto se puede hacer seleccionando una celda y, con la tecla mayúsculas presionada, desplazarse con los cursores en la dirección adecuada:
Ahora se escoge el formato deseado:
En la ventana que se abre, se selecciona una opción, en este caso se escoge el formato número con una presentación de las cifras negativas resaltadas en color rojo:
De este modo, las celdas toman el siguiente aspecto:
Otra manera de realizar estos cambios es utilizar el botón secundario del ratón pulsando sobre la celda o grupo seleccionado, apareciendo así la ventanita de opciones. Dentro de esta se escoge Formato de celdas:
Aparece la ventana correspondiente, donde esta vez se va a seleccionar la pestaña Fuente, para cambiar esta:
por la fuente Century y tamaño 10:
Esto se podía haber hecho de manera aún más simple, puesto que al pulsar el botón secundario del ratón sobre una o varias celdas aparece, además del menú de opciones, otro con algunos botones para el cambio rápido de formato:
No presenta todas las herramientas, pero es útil si se va a realizar un cambio en alguna de las características que se representan en esos botones, no siendo necesario abrir la ventana de Formato de celdas.
2.2. Alineación.
Como ya se comentó, Excel presenta un formato predeterminado para el texto y los números. Esto se puede modificar mediante las opciones de alineación.
Estas opciones también se encuentran en la ventana de Formato de celdas, en la pestaña Alineación:
La alineación puede ser horizontal (ajustando el texto a la izquierda, derecha, centro o justificado) o vertical (superior, inferior o centrada).
Las opciones de control del texto sirven para cambiar la apariencia de los textos en las celdas. Así, en el caso de que el texto no se ajuste a una celda, siendo visible sólo parte del contenido,
se puede emplear la opción Ajustar texto para adaptar el tamaño de la celda a su contenido:
En este caso la celda cambia su tamaño, pero la apariencia estética del documento se ve afectada. Otra opción es Reducir hasta ajustar, dentro de la misma ventana Formato de celdas:
Pero en este caso tampoco resulta estéticamente apropiado. Para mantener el tamaño del texto y ajustar la celda al contenido, la opción de autoajuste de columna se encuentra en el botón Formato, dentro del cuadro Celdas, en Inicio.
Ahora las celdas se han ajustado al texto, y el aspecto es más correcto.
2.3. Bordes.
Las delimitaciones que se aprecian entre columnas y filas no son aplicadas a la hora de imprimir un documento elaborado con Excel, como tampoco ocurre con los encabezados. Para modificar esto, en el caso de que se desee imprimir un documento con estos elementos, se debe seleccionar esa opción a través de los botones correspondientes, en el cuadro Opciones de la hoja, dentro de la ficha Diseño de página:
Del mismo modo se puede desactivar la vista de los encabezados y las delimitaciones de filas y columnas en la pantalla, quitando la marca positiva de los botones Ver respectivos.
Para imprimir un documento haciendo visibles los bordes del texto, hay que seleccionar las celdas previamente y acceder a la ventana de Formato de celdas:
En la pestaña Bordes se accede a las opciones, donde se puede escoger el estilo del mismo y la delimitación. Para el ejemplo se ha escogido un borde externo (contorno):
Para hacer más atractivo el resultado del documento impreso, se puede utilizar un color de relleno para las celdas y un borde también de color. En este caso se va a seleccionar un color interior para la fila de título y un borde para delimitar la primera columna del texto:
2.4. Otros formatos.
Se puede establecer un diseño visual llamativo también con otras opciones, como el Formato condicional, que se haya en el cuadro de Estilos, en Inicio:
En este ejemplo se ha escogido la opción Barras de datos, mediante el cual el relleno de color va en función de las cifras.
Se puede dar a un cuadro de datos como el del ejemplo un aspecto de tabla con variedad de color, a través de la opción Dar formato como tabla, en el cuadro Estilos, en Inicio:
Como se ve en la imagen, la tabla ofrece unos botones de selección, que posibilitan ordenar la columna de datos correspondiente de mayor a menor o de menor a mayor, además de otras opciones.
Se puede aplicar un formato a una fila o columna en su totalidad directamente seleccionando la misma en su título (en la parte superior para las columnas y en el lateral izquierdo para las filas):
